NOTE D’INFORMATION CONCERNANT LE TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES COLLECTÉES POUR L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ET NOMINATION AU CONSEIL

L'ICCROM, conformément à sa mission et à ses valeurs institutionnelles, s'engage à protéger les données personnelles des personnes physiques, indépendamment de leur nationalité ou de leur résidence, en respectant l'identité, la dignité et les libertés fondamentales de chaque être humain, conformément aux normes adoptées en matière de traitement et de circulation des données personnelles. Dans la poursuite de cet engagement, l'ICCROM se conformera aux normes de responsabilité et mettra en œuvre des mesures de sécurité cohérentes et appropriées ainsi que des politiques adéquates.

Termes

Données Personnelles

toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « Personne concernée ») ; est réputée être une « personne physique identifiable» toute personne physique susceptible d’être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Traitement

toute opération ou ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, y compris la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.

Qui sommes-nous et quelles sont nos coordonnées ?

Le responsable du traitement des données est l'ICCROM (Centre international d'études pour la conservation et la restauration des biens culturels), basé à Rome, via di San Michele n. 13, Tél : (+39) 06 585531 ; Fax : (+39) 06 58553349. Le responsable du traitement des données est joignable à l’adresse électronique suivante : data-protection@iccrom.org.

Champ d'application de la note d'information et ses destinataires

La présente note d'information est adressée aux délégués de tous les États membres de l'ICCROM, aux candidats au Conseil, aux observateurs, ainsi qu’à tous ceux qui sont invités à l'Assemblée générale (chacun étant une "personne concernée".

Cette note a le seul but de permettre l’accès au formulaire d'inscription à l'Assemblée générale, qui se trouve dans l’espace restreint du site web officiel de l'ICCROM.

Type de données et de traitement - Objectifs du traitement

La Personne concernée est invitée à fournir des données personnelles sur le formulaire d’inscription, telles que le prénom, le nom de famille, numéros de téléphone et courriel. L'ICCROM peut également recueillir d'autres éléments au cours de l'Assemblée générale, en particulier des photographies ou des enregistrements audio et vidéo des différentes sessions.

L’ICCROM utilisera ces données personnelles pour :

  • inscrire la Personne concernée à l'Assemblée générale ou en tant que candidat au Conseil;
  • envoyer des rapports institutionnels ;
  • mener à bien des procédures de sécurité ;
  • faire parvenir des informations par courriel sur les programmes, les sessions de formation, les projets, les événements, les ateliers ou toute autre information institutionnelle ;
  • s'enquérir de la satisfaction de la clientèle vis-à-vis des services (le site web, etc.) ;
  • effectuer l'archivage, la recherche historique ou les statistiques ;
  • publier des photos de l'Assemblée générale sur le site institutionnel ainsi que des rapports ;
  • publier les sessions de l'Assemblée générale, enregistrées en streaming, sur le site web de l'ICCROM ou sur d'autres chaînes officielles.

Prise de décision automatisée

L'ICCROM n'adoptera jamais une décision relative à la Personne concernée sur la seule base d'un traitement automatisé. Toute décision associée au traitement sera prise par une personne physique.

Partage des données personnelles

Les données personnelles seront uniquement divulguées aux destinataires dûment autorisés par l'ICCROM. Les données personnelles peuvent/pourraient être partagées avec des destinataires agissant en tant que sous-traitant(s) ou contrôleur(s) indépendant(s).

Les données personnelles peuvent être partagées avec (mais sans limitation) : a) les organismes offrant des services de technologie de l'information ou de télécommunication (y compris, mais sans s'y limiter, des services tels que la messagerie électronique, les bulletins d'information, le site Web) ; b) les organismes fournissant des prestations de sécurité ; c) les autorités chargées par la loi ou par décision des pouvoirs/entités publics de vérifier l’exécution des obligations, lorsque des fins institutionnelles ou l’intérêt ou la sécurité publiques doivent être protégés.

Les données peuvent également être partagées avec des partenaires collaborant avec l'Organisation dans le cadre d'événements, de cours de formation, de bourses d'études, si cela est jugé nécessaire pour atteindre les objectifs de la collaboration.

Transfert de données personnelles

Les données personnelles peuvent être traitées par le contrôleur de données partout dans le monde à des fins institutionnelles.

Période de conservation

Les données personnelles seront traitées par l'ICCROM uniquement aux fins déclarées dans la présente note d’information. Les données peuvent être conservées sur une plus longue période, uniquement à des fins d'archivage, conformément au calendrier de conservation des dossiers de l'Organisation.

Droits de la Personne concernée :

Droit d’accès

La Personnes concernée a le droit d'obtenir du Responsable du traitement la confirmation que des données à caractère personnel la concernant sont ou ne sont pas traitées, d'accéder à ces données à caractère personnel et d'obtenir les informations suivantes : a) les finalités du traitement ; b) les catégories de données à caractère personnel concernées ; c) les destinataires ou catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées, notamment ceux des pays tiers ou des organisations internationales ; d) la durée prévue de conservation des données à caractère personnel ou les critères applicables pour déterminer cette durée ; e) l'existence du droit de demander au responsable du traitement la rectification ou l’effacement des données à caractère personnel ou la limitation du traitement de ces données, ou de s'opposer à ce traitement ; f) la source des données, si les données à caractère personnel ne sont pas fournies par les personnes concernées elles-mêmes ; g) l'existence d'un processus décisionnel automatisé, y compris le profilage et, dans ce cas, les informations pertinentes concernant la logique appliquée, ainsi que l'importance et les conséquences du traitement pour les personnes concernées.

Droit de rectification

La Personne concernée a le droit de modifier des données personnelles inexactes. Compte tenu des finalités du traitement, la personne concernée a le droit de faire compléter des données personnelles incomplètes, y compris en fournissant une déclaration complémentaire.

Droit à l'effacement

La Personne concernée a le droit de demander que l'effacement des données personnelles soit obtenu sans retard injustifié et le Contrôleur des données sera tenu d'effacer les données personnelles pour l'une des raisons suivantes : a) les données personnelles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ; b) le consentement sur lequel le traitement des données est basé a été retiré et il n'y a pas d'autre base légale pour le traitement ; c) la Personne concernée a refusé le droit au traitement et il n'y a pas d'autre motif légitime prévalant pour le traitement des données personnelles ; d) les données personnelles ont été traitées illégalement. Dans certains cas, le Contrôleur des données aura le droit de ne pas effacer les données à caractère personnel si le traitement est obligatoire pour remplir des obligations légales, pour des raisons d'intérêt public, à des fins d'archivage dans l'intérêt public ou pour des fins statistiques ou pour l’établissement, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Droit à la limitation du traitement

La Personnes concernée a le droit de restreindre le traitement dans les cas suivants : a) la Personne concernée conteste l'exactitude des données à caractère personnel (la restriction durera le temps nécessaire au Contrôleur des données pour évaluer l'exactitude des données) ; b) le traitement est illégal et la Personne concernée s'oppose à l'effacement des données à caractère personnel et demande à la place la restriction de leur utilisation ; c) le Contrôleur des données n'a plus besoin des données à caractère personnel pour le traitement mais elles sont requises par la Personne concernée pour l’établissement, l'exercice ou la défense de droits en justice ; d) la Personne concernée s'oppose au traitement des données et attend de vérifier si les motifs légitimes du Contrôleur des données l'emportent sur ceux de la Personne concernée. Si une restriction de traitement s'applique, les données personnelles ne seront traitées qu'avec le consentement de la personne concernée ou pour l’établissement, l'exercice ou la défense de droits en justice ou pour la protection des droits d'une autre personne physique ou morale ou pour des raisons d'intérêt public important.

Droit à la portabilité des données

La Personne concernée a le droit de demander et d'obtenir les données personnelles qu'elle a fournies au Responsable du traitement dans un format structuré, couramment utilisé et lisible ou de demander que les données soient transmises à un autre Responsable du traitement, lorsque cela est techniquement possible. Dans ce cas, la Personne concernée est tenue de donner une autorisation spécifique sous forme écrite concernant le nouveau Responsable du traitement auquel les données personnelles doivent être transférées.

Droit d'opposition

La Personne concernée a le droit de s'opposer, dans toute situation, pour des raisons liées à sa situation personnelle, au traitement des données personnelles la concernant, y compris le profilage. Le Responsable du traitement s'abstiendra de poursuivre les opérations de traitement sur les données en question, à moins qu'il ne démontre des motifs légitimes impérieux pour le traitement qui l'emportent sur les intérêts, les droits et la liberté de la personne concernée, ou pour l’établissement, l'exercice ou la défense d'un droit en justice.

Les demandes d'exercice de ces droits doivent être adressées aux contacts indiqués dans la présente note d'information.

Le Contrôleur des données

ICCROM